Vollautomaten für Gastro und Hotel: Tipps für den Kauf

 1. Nicht alles beim Vollautomaten geht automatisch

Der Name Kaffeevollautomat impliziert leider, dass die Kaffeemaschine allein arbeitet und guten Kaffee automatisch produziert. Dem ist aber nicht so.

Kaffeebrühen heißt generell, dass eine bestimmte Menge Wasser in einer bestimmten Zeit durch eine gewisse Menge Kaffee rinnt. Egal ob bei Siebträger oder Kaffeevollautomaten. Ein Vollautomat kann das Leben erleichtern, er macht aber immer nur das, was vorher eingestellt wurde. Diese Einstellungen sind entscheidend. Die erste Grundeinstellung sollte im besten Fall in Abstimmung zwischen Gastronomen, Röster und Maschinenverkäufer erfolgen. In weiterer Folge wird vielfach vergessen, jemanden verantwortlich zu machen, der diese Grundeinstellungen professionell überwacht und adjustiert.

2. Die Grundeinstellung

Meist stellt ein Techniker des Maschinenverkäufers die Maschine beim Kauf ein. Aber ist der Techniker auch ein Kaffeeliebhaber? Will er nur schnell mit der Arbeit fertig werden? Und vor allem: Hat er ausreichend Informationen bekommen? Er kann nur das programmieren, was ihm auch mitgeteilt wurde. Als Gastronom muss man über das geforderte Profil im Klaren sein bzw. die Parameter, die ihm wichtig sind, dem Techniker ausreichend vermitteln. 

3. Betriebliche Parameter einkalkulieren

Um zur richtigen Modell der Kaffeemaschine zu kommen, muss man auch über seinen Betrieb, das Personal und die Produkte absolute Klarheit haben. Ein Kaffeevollautomat ist eine kapitalintensive Anschaffung, aber nur wenn er richtig eingesetzt ist, erspart er tatsächlich Arbeit, Zeit und Geld. Unter- und Überdimensionierung machen vielfach diese Investition zunichte. Die Liste der erforderlichen Parameter ist lang: Welches Personal arbeitet an der Maschine? Wechselt es oft? Welche Gästestruktur habe ich? Welche Kaffeegetränke bevorzugen meine Gäste? Welche Zielgruppen möchte ich zukünftig ansprechen? Mit welchen Kaffeegetränken? Wie hoch ist derzeit meine Tassenleistung pro Stunde, pro Tag? Welche Stoßzeiten und Ausgabespitzen habe ich? Welche Milchlösung haben wir im Betrieb? Welchen Milchschaum in einer oder mehreren Konsistenzen benötigen wir? Und vieles mehr ...

4. Was muss das Gerät können?

Oftmals ist dem Gastronomen gar nicht klar, was er eigentlich will. Diese Fragen sollten aber vor dem Kauf beantwortet werden: Geht es um die Zubereitungsgeschwindigkeit oder um die Kaffeequalität? Will man eine Extraktionszeit von knapp 30 Sekunden, um aus der Bohne technisch das Optimum herauszuholen, oder soll alles viel schneller gehen? Will man immer gleichbleibende Qualität oder den Applaus der Gäste für die Latte Art auf dem Kaffee? Geht es um ein Verkaufsprodukt wie jedes andere, oder will man Leidenschaft, Barista-Show und Handwerkskunst vermitteln?

Allerdings kann für viele die Anschaffung einer Siebträgermaschine genauso zum Bumerang werden, denn oftmals wird eine schlechtere Qualität herausgeholt als aus einem guten Vollautomaten. Man muss sich mit dem Thema befassen, sehr gute Ausbildung und viel Erfahrung sind Pflicht für ein Personal, das sich auf die Bohnenqualität, die Maschine, das Wasser und die Einstellungen an der Maschine fokussiert.

5. Ein geschulter Verantwortlicher muss her

Die Grundeinstellungen der Maschine und die Kaffeeabgabe-Parameter werden vielfach nicht permanent kontrolliert bzw. bedarfsgerecht korrigiert. Wer schraubt eigentlich am Gerät herum? Der Gastronom, der den Wareneinsatz verringern will? Ungeschultes Personal? Irgendjemand muss die Verantwortung für die Qualität bzw. für den Geschmack übernehmen. Die Einstellung kann bis zu 30 Parameter umfassen und reicht von Mahlgrad, Kaffeemenge, Anpressdruck, Brühtemperatur bis zu den Milchkomponenten. Passt das Wasser, arbeitet der Filter noch richtig? Stimmt die Hygiene? Für diese Qualitätssicherung ist ein Verantwortlicher unumgänglich, für den Geschmack, für das Produkt in der Tasse. Diese Tätigkeit setzt aber auch beim Kaffeevollautomaten Schulungen voraus.

6. Den Faktor Wasser beachten 

In der Gastronomie ist es entscheidend, die eigenen Wasserwerte kennen, bevor eine Kaffeemaschine angeschafft wird. Hier geht es nicht nur um die Karbonathärte des Wassers vor Ort, sondern auch um alle anderen Parameter, die für die Qualität des Kaffees entscheidend sind. Eine Filterpatrone vom Profi ist daher ein Muss, womit u. a. auch die Mineralisierung gesteuert wird. Ohne gutes Wasser gibt es keinen guten Kaffee, egal bei welcher Kaffeemaschinenlösung.

7. Der Kaffee muss passen

Eine hochwertige Kaffeequalität ist entscheidend. Als Bohne und in der Tasse. Ein teures Hightech-Gerät mit minderwertigen Bohnen zu befüllen nutzt absolut gar nichts. Technikwissen allein reicht nicht aus, der Verantwortliche muss daher auch über die richtigen Kaffeebohnen Bescheid wissen. Qualität in der Tasse ist das Kriterium und nicht der Wareneinsatz! Auch die optimale Einstellung des Kaffees an der Maschine ist Pflicht. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Röster ist daher sehr zu empfehlen, denn dieser kennt „seine“ Parameter für die Brühtemperatur oder die richtige Grammatur.

8. Getränkevielfalt ausnützen

Einer der großen Vorteile des Vollautomaten ist es, mit wenig Aufwand und wechselndem Personal schnell die verschiedensten Getränke zubereiten zu können - von Espresso bis Latte Macchiato. Das sollte man auch ausnützen! Dafür sorgen u. a. ein zweiter oder dritter Bohnenbehälter für unterschiedliche Kaffeesorten sowie ein Instantbehälter für heißen Kakao, Schokolade oder andere Instant- bzw. Milchmisch-Getränke. Warmer und kalter Milchschaum in verschiedenen Konsistenzen oder Sirup-Anbindung sorgen z. B. für nahezu unzählige Produktvariationen.

9. Die Kosten berechnen 

Der Preis des Kaffeevollautomaten allein ist nur ein Faktor von vielen. Wichtig ist die Betrachtung aller anfallenden Kosten über die gesamte Lebensdauer der Maschine, meist der Qualität der Maschinenverarbeitung. Zu den kostenrelevanten Faktoren zählen Instandhaltung, Energieverbrauch, Wasserfilter bzw. -aufbereitung, Entkalkung, Reinigungsaufwand und -mittel, Personalschulungen, Maschinen-Einstellungen, das Zubehör wie z. B. der Kühlschrank für die Frischmilch und letztendlich auch der Service- und Wartungsvertrag als Teil der Kostenkontrolle, um nicht bei Reparaturen unliebsame Überraschungen zu erleben.

10. Service und Hygiene beachten

Dem Service und der Hygiene wird zu wenig Bedeutung zugemessen. Das kostet Geld. Viele der nachfolgenden Fragen bleiben leider oftmals unbeantwortet:

• Wie ist das Gerät ausgestattet? Hat die Kaffeemaschine z. B. ein integriertes, vollautomatisches und HACCP-konformes Reinigungssystem?

• Wer ist im Betrieb dafür zuständig? Wer kontrolliert die Hygiene? Denn auch der Vollautomat muss gewartet und gereinigt werden: Kaffeefett, Kalk, Restwasser oder Milch erfordern eine tägliche Reinigung. 

• Die Erreichbarkeit des externen Service ist das Um und Auf. Haben Sie eine Service-Hotline rund um die Uhr? Wie schnell ist das agierende Servicenetz? Gibt es Ersatzmaschinenlösungen? Wie erfolgt die Defektbehebung? Telefonisch oder über Telemetrie (die leider viel zu wenig genutzt wird)? Telemetrie bei Kaffeemaschinen ist die Anbindung der Kaffeemaschine an das Internet, das sind aber nicht nur Echtzeitauswertungen der Daten, Ferndiagnose, Controlling oder Planung, gerade in der Wartung heißt Telemetrie Soforthilfe und effizienten Support. Den Kosten stehen meist günstigere Service- und Wartungsvereinbarungen gegenüber, weil in diesem Segment definitiv Geld durch die Telemetrie eingespart werden kann.

• Kann ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden, der letztendlich auch der Kostentransparenz dient?